Личный листок по учету кадров – это документ, содержащий важную информацию о сотруднике, необходимую для поддержания правильного учета персонала в организации. Он является основным источником информации о работнике, его трудовой деятельности, образовании, прохождении курсов и других важных данных.
В личном листке по учету кадров указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, его фотография, дата рождения, гражданство, ИНН, СНИЛС и другие личные данные. Кроме того, в нем присутствует информация о занимаемой должности, дате приема на работу, уровне образования и профессиональных навыках работника.
Оформление личного листка по учету кадров является неотъемлемой частью работы отдела кадров и осуществляется в соответствии со сложившимися нормами и правилами. Комплектация и формат документа могут различаться в разных организациях, но его цель всегда остается неизменной – обеспечить точное и удобное хранение информации о сотрудниках.
Личный листок по учету кадров (образец)
Личный листок по учету кадров включает в себя такую информацию, как:
Персональные данные:
Фамилия, имя, отчество;
Дата и место рождения;
Паспортные данные;
Адрес регистрации и фактического проживания;
Семейное положение;
Контактная информация (телефон, email и пр.);
Профессиональные данные:
Должность сотрудника;
Дата приема на работу;
Основное место работы;
Трудовой договор;
Предыдущие места работы;
Предыдущие должности и пр.
Образец личного листка по учету кадров представлен ниже:
Оформление и обязательные поля
Прежде всего, в личном листке должна быть указана фамилия, имя и отчество сотрудника. Эти данные являются основными и необходимыми для идентификации сотрудника в кадровом учете.
Далее, необходимо указать дату рождения сотрудника. Эта информация также является важной для формирования кадрового досье и для всех официальных документов, связанных с трудовой деятельностью.
Еще одним обязательным полем является паспортная информация. Это включает в себя данные о серии и номере паспорта, дате выдачи и выдавшем органе.
Также, необходимо указать адрес регистрации и фактического проживания сотрудника. Эти данные используются как для контакта с сотрудником, так и для оформления необходимых документов.
Дополнительно указываются данные о семейном положении сотрудника и наличии детей. Эта информация также является важной для оформления различных выплат и компенсаций, связанных с семейными обстоятельствами.
Кроме того, в личный листок должны быть внесены данные о предыдущих местах работы, образовании и профессиональных навыках сотрудника.
Все эти обязательные поля должны быть заполнены сотрудником при приеме на работу, а также подписаны и утверждены его руководителем.
Процедура заполнения и хранения
- Внесите фамилию, имя и отчество сотрудника.
- Укажите дату рождения сотрудника.
- Запишите место рождения сотрудника.
- Укажите гражданство сотрудника.
- Заполните паспортные данные сотрудника.
- Укажите адрес проживания сотрудника.
- Укажите контактный номер телефона сотрудника.
- Заполните информацию о семейном положении сотрудника.
- Заполните информацию о наличии детей у сотрудника.
- Укажите сведения о профессиональном образовании сотрудника.
- Заполните информацию о предыдущих местах работы сотрудника.
После того, как личный листок будет заполнен, необходимо обеспечить его сохранность и конфиденциальность. Ниже приведены рекомендации по хранению личных листков:
- Храните личные листки в специально выделенном и безопасном месте.
- Обеспечьте ограниченный доступ к личным листкам только уполномоченным сотрудникам.
- Ведите журнал учета личных листков для контроля и отслеживания доступа к ним.
- Обеспечьте резервное копирование личных листков для предотвращения потери информации.
- Поддерживайте актуальность информации, обновляя личные листки при необходимости.
- При необходимости уничтожения личных листков, следуйте соответствующим правилам и нормативам в области конфиденциальности и защиты данных.
Важность личного листка для работника и работодателя
Для работника:
Личный листок помогает работнику иметь полное представление о своей карьере и профессиональном развитии. Он может использовать эту информацию для обоснования своих запросов на повышение заработной платы, продвижения по службе или смены должности. Работник может отслеживать свой стаж работы и удостовериться в точности расчетов по выплате зарплаты, отпускных и других социальных льгот.
Для работодателя:
Личный листок является основным документом для фиксации данных о сотруднике в кадровом учете. Работодатель может использовать эту информацию в процессе планирования кадровых решений, таких как сокращение или увольнение сотрудника, рассмотрение его кандидатуры для получения повышения или награды. Также в личном листке содержится информация о присутствии и отсутствии работника на работе, а это может быть полезным при учете рабочего времени и расчете оплаты труда.
Таким образом, личный листок является важным документом для обоих сторон – работника и работодателя. Он позволяет сохранять полную и достоверную информацию о трудовой деятельности сотрудника, что является основой для принятия различных кадровых решений и защиты прав работника.
Информация в личном листке: | Значение: |
---|---|
ФИО | Идентификация сотрудника |
Дата рождения | Сведения о возрасте |
Дата приема на работу | Информация о стаже работы |
Должность | Информация о занимаемой должности |
Табельный номер | Уникальный идентификатор сотрудника |
Образование | Сведения о квалификации |