Отдел кадров – ключевое звено в системе управления человеческими ресурсами предприятия. В его обязанности входит не только принятие новых сотрудников, но и ведение и обработка документации, связанной с трудовыми отношениями. Одной из главных составляющих этой документации является номенклатура дел, которая позволяет систематизировать и хранить информацию о каждом сотруднике.
Номенклатура дел отдела кадров представляет собой перечень документов, которые должны быть включены в личное дело каждого сотрудника. Каждый документ имеет свой уникальный код, который позволяет легко найти нужную информацию. В номенклатуре дел отражаются все этапы трудовой деятельности – от заключения трудового договора до его прекращения. Такая система дает возможность вести учет документов и обеспечивает доступность информации для всех заинтересованных сторон.
В номенклатурное дело входят не только основные документы, такие как трудовой договор, копия паспорта и диплома, но и все дополнительные документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника. К ним относятся различные соглашения, приказы, заявления и другие документы, подтверждающие профессиональные достижения и изменения в трудовой биографии сотрудника.
Номенклатура дел отдела кадров
Отдел кадров представляет собой ключевую структурную единицу в организации, отвечающую за управление персоналом и его развитие. В рамках своей деятельности отдел кадров ведет определенную номенклатуру дел, которая включает в себя следующие основные разделы:
1. Дела по приему и увольнению сотрудников
Этот раздел включает в себя документацию, связанную с приемом и увольнением сотрудников. Сюда относятся трудовые договоры, заявления о приеме на работу, материалы для оформления трудовой книжки, приказы о переводе или увольнении, а также другие документы, связанные с изменением статуса сотрудников.
2. Дела по кадровому учету и документообороту
В этом разделе отражаются данные о всех сотрудниках организации. Здесь ведется учет персонала, архивируются и хранятся копии необходимых документов, таких как трудовые договоры, приказы, табели учета рабочего времени и другие.
3. Дела по кадровому развитию и обучению
Отдел кадров ответственен за развитие сотрудников организации. В данном разделе отмечаются все мероприятия по обучению персонала, участие сотрудников в тренингах, семинарах и курсах повышения квалификации. Также здесь отражается система оценки персонала, результаты аттестации и планы по развитию карьеры.
4. Дела по кадровым консультациям и поддержке
В этом разделе отображаются все консультации и поддержка, которые предоставляются сотрудникам. Тут хранятся документы, связанные с решением вопросов кадрового характера, консультации по трудовому законодательству, правам и обязанностям сотрудников.
Правильное ведение номенклатуры дел отдела кадров позволяет обеспечить эффективное управление персоналом и обеспечить соблюдение трудового законодательства.
Составление документов
-
Трудовой договор
Трудовой договор заключается между работником и работодателем и регулирует их взаимоотношения. В отделе кадров составляют и оформляют трудовые договоры, в которых прописываются условия работы, права и обязанности сторон.
-
Заявления и заявки на прием на работу
Кандидаты на вакансию обычно подают заявления и заявки на прием на работу. В отделе кадров составляют и обрабатывают эти документы, а также проводят собеседования и осуществляют отбор кандидатов для приема на работу.
-
Трудовая книжка
Трудовая книжка является основным документом, удостоверяющим трудовую деятельность работника. Отдел кадров ответственен за ведение трудовых книжек, внесение записей о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении и других событиях, связанных с трудовой деятельностью.
-
Служебная записка
Служебная записка – это документ, предназначенный для передачи информации и осуществления служебных поручений. Отдел кадров составляет служебные записки при необходимости передачи информации другим подразделениям или вышестоящим органам.
-
Приказы о приеме, переводе и увольнении
Приказы о приеме, переводе и увольнении составляются отделом кадров для формального оформления этих процессов. Приказы могут включать информацию о должности, условиях работы, дате начала и окончания трудового договора и другие данные, связанные с приемом, переводом или увольнением сотрудника.
Это лишь небольшой перечень документов, которые составляются в отделе кадров. Регулярное и точное составление документов – важная часть работы отдела кадров для обеспечения процессов найма, увольнения и управления персоналом.
Обработка заявлений
Основной этап обработки заявлений включает в себя следующие шаги:
- Регистрация заявлений. При поступлении заявления от сотрудника, оно регистрируется в журнале заявлений. Каждому заявлению присваивается уникальный номер, который используется для дальнейшего контроля и учета.
- Анализ и проверка. После регистрации заявления, специалист отдела кадров проводит анализ и проверку предоставленных сведений. Важно убедиться в достоверности информации и соответствии заявления установленным требованиям и процедурам.
- Принятие решения. На основе проведенного анализа и проверки, принимается решение о дальнейшем действии по заявлению. Это может быть одобрение заявления, отказ или запрос дополнительной информации.
- Оформление документов. После принятия решения, необходимо оформить соответствующие документы, подтверждающие принятые меры. В случае одобрения заявления, может потребоваться подписание дополнительных соглашений или документов.
- Уведомление сотрудника. После завершения обработки заявления, специалист отдела кадров уведомляет сотрудника о принятом решении. Важно обеспечить своевременную коммуникацию и предоставить необходимую информацию сотруднику.
Обработка заявлений является важным элементом работы отдела кадров, позволяющим обеспечить прозрачность и справедливость в принятии решений по отношению к сотрудникам организации.
Учет сведений
Для осуществления учета сведений необходимо разработать и вести документацию. Основным документом, в котором фиксируются все данные о сотрудниках, является табель учета (кадровая карточка). В нем указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы, должность, период работы и другие реквизиты. Также в табеле учета отражается информация о прохождении службы, присвоении званий, различных наградах и поощрениях.
Одним из важных аспектов учета сведений является обеспечение их конфиденциальности. Данные о сотрудниках должны быть хранены в защищенном виде и предоставляться только уполномоченным лицам. Это особенно важно в свете соблюдения правил обработки персональных данных.
Помимо основного табеля учета, отдел кадров также может вести другие документы, например:
1. Журнал кадровых перемещений
В нем фиксируются все перемещения сотрудников по подразделениям и должностным обязанностям. Это позволяет контролировать процесс и принимать необходимые меры для соблюдения штатного расписания.
2. Журнал приема и увольнения
В этом журнале отражается информация о приеме новых сотрудников и увольнении работников. Здесь указываются дата приема, причина увольнения, а также вся необходимая информация о сотруднике.
Учет сведений – важный аспект работы отдела кадров. Качественный учет позволяет эффективно управлять персоналом и обеспечивать своевременное предоставление информации. Он также важен с точки зрения соблюдения требований по обработке персональных данных и обеспечения конфиденциальности информации. Учет сведений проводится в специально разработанных документах, которые включают, в том числе, табель учета, журнал кадровых перемещений и журнал приема и увольнения.