Образец должностной инструкции офис-менеджера: шаблон и пример создания

20 декабря 2023 (обновлено 20 декабря, 2023) · На чтение: 5 мин Комментарии: 0

Описание должности:

Офис менеджер – это профессионал, занимающийся организацией и координацией работы офиса. Он отвечает за функционирование офиса и обеспечивает его бесперебойную работу. В задачи офис менеджера входит контроль над административными процедурами, поддержание порядка и обеспечение эффективной работы коллектива.

Обязанности:

• Организация работы офиса, планирование и контроль выполнения задач.

• Управление административными процедурами и внутренними коммуникациями в офисе.

• Учет и контроль использования офисного оборудования и расходных материалов.

• Работа с корреспонденцией, обработка входящих и исходящих документов.

• Организация встреч, деловых поездок и мероприятий в офисе.

• Подготовка отчетности и аналитических материалов для руководства офиса.

• Развитие и поддержание положительной корпоративной культуры в офисе.

Требования:

• Опыт работы в должности офис менеджера не менее 3 лет.

• Знание организационных процессов и принципов управления офисом.

• Умение планировать и координировать работу коллектива.

• Владение компьютерными программами (MS Office, базы данных).

• Навыки эффективного делового общения и управления временем.

Если вы ищете опытного офис менеджера, который сможет эффективно управлять вашим офисом и обеспечить его безупречное функционирование, обратите внимание на наш образец должностной инструкции. Только лучшие кандидаты смогут выполнить все требования и успешно справиться с обязанностями офис менеджера!

Образец должностной инструкции офис менеджера

Обязанности:

READ

Вид на жительство в Турции для россиян: подробная инструкция

Если вы ищете офис менеджера, обязательно включите все эти требования в вашу должностную инструкцию. Это поможет вам найти подходящего кандидата и обеспечить эффективное управление офисом.

Пункт 1: Обязанности и ответственности

1.1 Организационная деятельность:

• Планирование и организация работы офиса.

• Разработка и внедрение документооборота в организации.

• Контроль и соблюдение порядка и дисциплины в офисе.

• Обеспечение необходимых ресурсов и материально-технической базы для эффективной работы офиса.

1.2 Управление коммуникациями:

• Организация внутренних и внешних коммуникаций.

• Взаимодействие с партнерами, клиентами и поставщиками.

• Поддержание эффективного обмена информацией между сотрудниками организации.

1.3 Управление персоналом:

• Подбор, адаптация и обучение новых сотрудников.

• Оценка работы сотрудников и развитие их профессиональных навыков.

• Разрешение конфликтных ситуаций среди персонала.

1.4 Управление ресурсами:

• Планирование и контроль бюджета офиса.

• Заключение и контроль договоров с поставщиками.

• Оптимизация затрат на офисное хозяйство.

1.5 Обеспечение безопасности и удобства работы:

• Обеспечение безопасности и охраны труда в офисе.

• Управление сервисными предприятиями, отвечающими за работы по содержанию офисного помещения и оборудования.

• Предоставление рабочих мест, облегчающих работу сотрудников организации.

Офис менеджер обязан оперативно и в срок выполнять свои обязанности и нести ответственность за качество работы офиса и выполнение поставленных задач.

Пункт 2: Требования к квалификации

Для успешного выполнения обязанностей офис-менеджера необходимо обладать определенным уровнем квалификации и иметь следующие навыки:

1. Высшее образование в области менеджмента, бизнеса, экономики или аналогичной сферы.

2. Опыт работы в административной или организационной сфере не менее 2-х лет.

3. Глубокие знания офисных программ, таких как Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), электронная почта и календарь.

4. Отличные навыки коммуникации и умение работать с людьми разного уровня, включая руководителей, сотрудников и клиентов.

5. Организационные способности и умение работать в напряженной среде с жесткими сроками и требованиями.

6. Внимательность к деталям, аналитические и решительные способности.

7. Умение эффективно управлять временем и приоритетами.

8. Стремление к саморазвитию и обучению новым навыкам и технологиям.

READ

Принцип разделения властей в современном государстве

9. Готовность к обучению персонала и выполнению задач, требующих инициативы.

10. Знание офисной этики и соответствующего поведения.

11. Умение работать с офисным оборудованием, включая принтеры, ксероксы и факсимильные аппараты.

12. Знание основ охраны труда и пожарной безопасности.

13. Знание правил деловой переписки и принципов составления документации.

Указанные требования являются минимальными, и кандидаты также могут быть оценены по дополнительным критериям, предусмотренным работодателем.

Пункт 3: Рабочие условия и вознаграждение

В соответствии с должностной инструкцией офис менеджера, рабочие условия должны быть комфортными и безопасными. Офисное помещение должно быть оборудовано всем необходимым оборудованием и мебелью для эффективной работы.

Офис менеджер должен обеспечить чистоту и порядок в рабочем месте, следить за проведением ремонта и технического обслуживания оборудования, а также соблюдать правила пожарной безопасности и охраны труда.

Условия работы

Офис менеджер должен работать в офисе с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, с возможностью работы в выходные дни или вечером при необходимости. Также может потребоваться командировка для проведения встреч или участия в конференциях.

Для выполнения служебных обязанностей офис менеджеру предоставляется компьютер, принтер, сканер, телефон, а также необходимое программное обеспечение. Также имеется доступ к интернету и электронной почте для выполнения служебных задач.

Вознаграждение

Офис менеджер получает заработную плату, которая может состоять из фиксированной части и дополнительных премий в зависимости от результатов работы и достижения поставленных целей.

Размер заработной платы и условия ее повышения оговариваются с руководством компании. Регулярные повышения заработной платы могут осуществляться в зависимости от качества и результативности работы офис менеджера.